Stemmen op basis van aanwezigheid instellen: Beperk stemmen tot aanwezige leden

Hoofdstukken

• Inleiding
• Wat is op aanwezigheid gebaseerde stemming?
  • Wanneer heb je het nodig?
  • Overzicht van de drie methoden
• Stap-voor-stap: Methode 1 - Gefilterde kiezerslijst
• Stap-voor-stap: Methode 2 - Link delen
• Stap-voor-stap: Methode 3 - QR-codes
• Vergelijking van de methoden
• Beste praktijken
• Veelgestelde vragen
• Volgende stappen

---

Inleiding

Op aanwezigheid gebaseerde stemming beperkt deelname aan een stemming tot leden die fysiek of digitaal aanwezig zijn op een vergadering. Dit zorgt voor naleving van stemming conform statuten of organisatievoorschriften die aanwezigheid vereisen voor stemrechten.

Deze gids leidt je door drie praktische methoden om op aanwezigheid gebaseerde stemming in NemoVote te implementeren, zodat je de aanpak kunt kiezen die het best bij je vergaderformaat past.

---

Wat is op aanwezigheid gebaseerde stemming?

Wanneer heb je het nodig?

Op aanwezigheid gebaseerde stemming is essentieel voor:

• Ledenbijeenkomsten – Aandeelhoudersvergaderingen, coöperatiebijeenkomsten, bestuursvergaderingen
• Compliancevereisten – Statuten of regelingen die aanwezigheid vereisen voor stemgerechtigdheid
• Persoonlijke vergaderingen – Conferenties, workshops of bijeenkomsten waar alleen aanwezigen mogen stemmen
• Hybride vergaderingen – Gecombineerde online + persoonlijke formaten waarbij je aanwezigheid bijhoudt

Overzicht van de drie methoden

NemoVote ondersteunt drie eenvoudige benaderingen om op aanwezigheid gebaseerde stemming af te dwingen:

1. Gefilterde kiezerslijst – Maak een kiezerslijst met alleen aanwezige leden voordat de stemming wordt geopend
2. Link delen – Upload alle leden, maar deel de stemlink alleen met aanwezigen
3. QR-codes – Genereer individuele QR-codes en distribueer ze alleen aan aanwezige deelnemers

Belangrijk: Zodra een kiezer tijdens jouw bijeenkomst is ingelogd, blijft hij ingelogd voor alle volgende stemmingen. Ze hoeven niet uit te loggen en opnieuw in te loggen voor elke vraag. In plaats daarvan ontvangen ze een melding wanneer er een nieuwe stemming wordt geopend. Dit maakt op aanwezigheid gebaseerde stemming een eenmalige vereiste aan het begin van je vergadering—leden loggen eenmalig in en nemen dan deel aan alle volgende stemmingen zonder opnieuw te authentificeren.

Elke methode heeft afwegingen in installatietijd, flexibiliteit en technische vereisten. Zie de vergelijkingssectie hieronder.

---

Onze aanbevelingen per vergaderformaat

Kies je methode op basis van hoe je vergadering is gestructureerd:

Persoonlijke vergaderingen → Gebruik QR-Codes

• Zeer veilig (codes worden alleen aan aanwezigen uitgedeeld)
• Duidelijke, tastbare stemervaring
• Minimale kans op ongeautoriseerde deelname

Hybride vergaderingen → Gebruik gefilterde kiezerslijst met QR-codes als inlogmethode

• De Gefilterde Kiezerslijst moet worden gebruikt voor ALLE deelnemers (zowel persoonlijk als op afstand)
• QR-codes dienen als een eenvoudiger inlogmethode voor persoonlijke aanwezigen, niet als een aparte restrictielaag
• Dit voorkomt overmatig administratief werk tijdens de vergadering
• Deelnemers op afstand ontvangen in plaats daarvan magische links via e-mail

Volledig op afstand/online → Gebruik Gefilterde Kiezerslijst (aanbevolen) OF Link Delen

• Link Delen is het snelst: deel de platformlink (bijv. example.nemovote.com) via chat en/of QR-code, zodat in aanmerking komende leden kunnen inloggen. Alleen leden die in het systeem zijn geüpload kunnen deelnemen aan de stemming—als de link wordt gedeeld met niet-gerechtigde leden, kunnen ze niet inloggen. Indien gedeeld met gerechtigde leden die niet deelnemen, kunnen ze wel stemmen. Of dit een beveiligingsprobleem is, hangt af van de statuten van je organisatie.
• Gefilterde Kiezerslijst vereist meer voorbereiding, maar biedt striktere controle. Je maakt een lijst met alleen aanwezige leden voordat de stemming opent. Alle leden hebben toegang tot het systeem, maar alleen zij op jouw lijst kunnen deelnemen aan de stemming. Iets minder flexibel als leden laat arriveren, maar perfect als het afdwingen van aanwezigheid cruciaal is.

Belangrijkste afwegingen:

• QR-Codes → Meest betrouwbaar voor persoonlijke vergaderingen. Vereist voorbereiding voor de vergadering (afdrukken/distributie), maar vermindert de complexiteit tijdens de stemming.
• Gefilterde Kiezerslijst → Striktste controle voor online/hybride. Vereist 2–5 minuten in de agenda om de deelnemerslijst te finaliseren, maar zorgt ervoor dat alleen aanwezige leden stemmen.
• Link Delen → Snelste methode voor online. Deel platformlink en/of QR-code via chat. Werkt goed in vertrouwensgemeenschappen waar het doorsturen van links naar niet-deelnemers een laag risico vormt.

---

Stap-voor-stap: Methode 1 - Gefilterde Kiezerslijst

Deze methode is het snelst voor kleinere groepen en administratieve vergaderingen.

Hoe het werkt – Gefilterde Kiezerslijst

Je maakt een nieuwe kiezerslijst met alleen de leden die als aanwezig zijn gemarkeerd, en beperkt vervolgens de stemming tot die lijst.

Stappen – Gefilterde Kiezerslijst

1. Voor de vergadering bereid je je volledige ledenlijst in NemoVote voor
2. Aan het begin van de vergadering neem je de aanwezigheid op (roll call) en identificeer je alle aanwezige leden
3. Maak een nieuwe kiezerslijst:
   • Ga naar Kiezerslijsten in het admin-dashboard
   • Klik op Nieuwe kiezerslijst maken
   • Geef het een duidelijke naam: "Vergadering – 10 juli 2026 – Aanwezige Leden"
4. Kopieer aanwezige leden met de Roll Call functie:
   • Gebruik NemoVote's Roll Call functie om alle momenteel ingelogde leden te identificeren
   • Markeer alle aanwezige leden uit je aanwezigheidslijst
   • Klik met de rechtermuisknop en selecteer Kopiëren, of druk op Ctrl+C
   • Plak ze in de nieuwe kiezerslijst
   • Dit duurt typisch minder dan 10 seconden voor de meeste groepen
5. Maak of configureer je stemming:
   • Klik op Stemming maken of bewerk een bestaande conceptstemming
   • Onder Kiezerslijstinstellingen selecteer je de gefilterde lijst die je zojuist hebt gemaakt
6. Start de stemming – alleen leden op deze lijst kunnen deelnemen

---

Stap-voor-stap: Methode 2 - Link Delen

Deze methode is ideaal als je een snelle set-up met flexibiliteit voor late aankomsten wilt.

Hoe het werkt – Link Delen

Je uploadt je volledige ledenbestand naar NemoVote. Op de vergadertijd deel je de platformlink en/of QR-code zodat aanwezigen kunnen inloggen en stemmen. Alleen leden die via kiezerslijsten in het systeem zijn geüpload, hebben toegang tot de stemming.

Stappen – Link Delen

1. Voor de vergadering bereid je je volledige ledenlijst voor en upload je deze naar NemoVote
2. Maak je stemming:
   • Klik op Stemming maken
   • Stel de stemdetails in (titel, opties, duur)
   • Onder Kiezerslijstinstellingen selecteer je je volledige ledenlijst
3. Houd de stemming in concept – open deze nog niet
4. In de vergadering, wanneer de stemming moet beginnen:
   • Open de stemming
   • Deel de platformlink (bijv. example.nemovote.com) in de vergaderchat
   • Genereer en toon bovendien een QR-code naar het platform (niet gepersonaliseerd) op het scherm of projecteer het
   • Alternatief: Lees de platformlink hardop voor zodat leden deze kunnen invoeren
5. Leden loggen in – ze klikken op de link of scannen de QR-code, voeren hun e-mailadres in, ontvangen een eenmalig wachtwoord en stemmen

Voor online vergaderingen:

• Plak de platformlink in de vergaderchat (bijv. Zoom chat, Teams chat)
• Toon een QR-code naar het platform (kan extern of door je NemoVote-instantie worden gegenereerd)
• Leden kunnen op de link in de chat klikken, de QR-code scannen of de platform-URL handmatig invoeren

Late aankomsten:

• Ze kunnen de link in de chathistorie zien en direct inloggen
• Je kunt de link opnieuw weergeven wanneer elke nieuwe stemming opent, zodat leden nooit de toegang missen

---

Stap-voor-stap: Methode 3 - QR-Codes

Deze methode is het beste voor persoonlijke en hybride vergaderingen waar je een soepele, betrouwbare stemervaring wilt.

Hoe het werkt – QR-Codes

NemoVote genereert individuele QR-codes voor elke kiezer. Je distribueert deze codes alleen aan aanwezigen (afgedrukt, weergegeven of bij stoelen geplaatst), zodat alleen degenen met toegang tot een code kunnen stemmen.

Stappen – QR-Codes

1. Bereid je ledenlijst voor – upload alle in aanmerking komende leden naar NemoVote via kiezerslijsten
2. Maak je stemming – stel de stemming in en configureer deze (open deze nog niet)
3. Genereer QR-codes:
   • Ga naar Kiezerslijsten in het admin-dashboard
   • Selecteer je ledenlijst
   • Klik op Referenties downloaden (de knop in het actie-menu)
   • Selecteer QR-Codes (PDF)
   • Download het PDF-bestand met alle codes en ledennamen
4. Bereid codes voor distributie voor:
   • Voor vooraf geplande persoonlijke vergaderingen: Druk het QR-codeblad af en leg individuele codes uit op elke vaste stoel van de kiezer voordat de vergadering begint
   • Voor ad-hoc situaties: Toon de PDF op een scherm of tablet in plaats van af te drukken
   • QR-codes moeten minimaal 10×10 cm worden afgedrukt voor betrouwbare scanning met oudere smartphones
5. Op de vergadering:
   • Open de stemming
   • Aanwezigen scannen hun QR-code om in te loggen en te stemmen
   • Elke code bevat een token dat ook handmatig kan worden ingevoerd als back-up als scannen mislukt
6. Voor late aankomsten of individuele verzoeken:
   • Ga naar Gebruikersbeheer
   • Zoek de kiezer en klik op het actie-menu
   • Selecteer Maak QR-code voor [kiezersnaam]
   • Stuur ze de code of toon deze op het scherm

Voor hybride vergaderingen:

• Druk QR-codes af en distribueer deze aan persoonlijke aanwezigen
• Stuur magische links via e-mail naar deelnemers op afstand (ze loggen in met e-mail en eenmalig wachtwoord)

---

Vergelijking van de methoden

| Aspect | Methode 1: Gefilterde Kiezerslijst | Methode 2: Link Delen | Methode 3: QR-Codes | |---|---|---|---| | Installatietijd | ~2–5 min (lijst tijdens vergadering finaliseren) | ~30 sec (alleen uploaden) | ~15 min (download + print + uitdelen) | | Beveiliging | Zeer hoog (alleen vooraf goedgekeurde kiezers) | Gemiddeld (alleen geüploade leden kunnen toegang krijgen; maar lid-naar-lid delen mogelijk) | Zeer hoog (individuele codes alleen aan aanwezigen uitgedeeld) | | Flexibiliteit | Laag (lijst is vast bij start stemming) | Zeer hoog (link deelbaar, late aankomsten gemakkelijk) | Hoog (codes per deelnemer, individuele back-ups) | | Ondersteuning voor late aankomsten | Laag (vereist herstart stemming of handmatige toevoeging; zie FAQ) | Zeer hoog (link in chat, makkelijk opnieuw verzenden, per stemming weergeven) | Hoog (individuele codes gemakkelijk on-demand gegenereerd) | | Benodigde technologie | Minimaal (inloggen + kopiëren/plakken) | Minimaal (linktoegang, e-mailinloggen) | Laag (printer voor in-person; mobiel/tablet voor weergave) | | Beste voor | Kleine tot grote online vergaderingen; als aanwezigheid strikt moet worden afgedwongen | Grote online vergaderingen met flexibele aanwezigheid; vertrouwde gemeenschappen | Persoonlijke vergaderingen; hybride vergaderingen (met gefilterde lijst voor iedereen) | | Ervaring voor deelnemers | Eenvoudig (inloggen met e-mail) | Interactief (klik op link, typ e-mail, ontvang eenmalig wachtwoord) | Eenvoudig & tastbaar (scan code, of typ back-up token) | | Schaal | Werkt voor elke grootte | Werkt voor elke grootte | Werkt voor elke grootte | | Kosten | Geen | Geen | Drukkosten (tenzij weergegeven op scherm/tablet) | | Aanbeveling | ✅ Strikt afgedwongen online bijeenkomsten | ✅ Snel opgezette online vergaderingen | ✅✅ Persoonlijk & hybride (beste betrouwbaarheid) |

---

Beste praktijken

Kies je methode vroeg – En begrijp de afwegingen

Bepaal welke methode bij je vergadertype past voordat je met de installatie begint. Elke methode heeft verschillende voordelen en uitdagingen:

• Persoonlijke vergadering? → QR-Codes (meest veilig en eenvoudig)
• Hybride vergadering? → QR-Codes voor in-person + Gefilterde Lijst voor remote (combineert beveiliging met flexibiliteit)
• Volledig online? → Gefilterde Kiezerslijst (veiliger dan link delen; eenvoudiger voor kiezers) OF Link Delen (als installatiesnelheid prioriteit heeft en je minimaal risico accepteert)

Beveiliging versus flexibiliteit: De afweging van de Gefilterde Kiezerslijst

Gefilterde Kiezerslijst is het meest veilig omdat stemmen worden beperkt door lidmaatschap van de lijst, niet door bezit van de link. Dit voorkomt het risico dat links worden doorgegeven aan niet-aanwezige leden.

Echter, het vereist tijd op de agenda en een duidelijk afsluitpunt: Je moet 2–5 minuten toestaan voor deelnemers om in te loggen en in Roll Call te verschijnen. Vervolgens kondig je een moment aan waarop er geen nieuwe leden aan de stemlijst kunnen worden toegevoegd—dit is jouw aanwezigheidscut-off. Daarna finaliseer je de kiezerslijst en open je de stemming.

Waarom de cut-off belangrijk is:

• Leden moeten weten: "Log nu in—stemlijst sluit binnen 2 minuten."
• Zodra je de cut-off aankondigt, zijn alleen leden die al online zijn, stemgerechtigd
• Als iemand na de cut-off arriveert, kan hij niet stemmen, tenzij je ze handmatig toevoegt en de instelling "Mogen nieuwe kiezers toegang hebben na opening?" gebruikt
• Zonder een duidelijke cut-off verwachten laatkomers te stemmen, wat voor verwarring zorgt en individuele admin-acties vereist

Als je organisatie vertrouwt op het verifiëren van quorum, is deze methode ideaal omdat je kunt wachten tot je ziet dat alle verwachte aanwezigen online zijn, dan sluit je de lijst formeel.

Voor late aankomsten na de cut-off:

• Als ze aankomen nadat de lijst is gesloten, heb je twee opties:
  1. Houd de stemming open met de instelling "Mogen nieuwe kiezers de stemming betreden nadat deze is geopend?" ingesteld op "Ja" (stelt hen in staat te stemmen zonder opnieuw te beginnen)
  2. Informeer hen dat ze de aanwezigheidscut-off hebben gemist (eenvoudiger, maar kan exclusief aanvoelen)

Om verstoringen te minimaliseren:

• Plan 2–5 minuten in je agenda voor het inloggen + cut-off proces
• Communiceer deadlines duidelijk: "Leden, log nu in. De stemlijst sluit stipt om 14:00 uur. Daarna kunnen er geen nieuwe kiezers meer worden toegevoegd."

Test je opstelling

Voer een teststem uit met een kleine groep (personeel, organisatoren) om problemen te identificeren:

• Wordt de kiezerslijst correct geladen?
• Kunnen leden inloggen en stemmen?
• Worden de resultaten correct weergegeven?

Automatische aanwezigheidsdocumentatie met Roll Call

NemoVote's Roll Call functie houdt automatisch bij wie er is ingelogd tijdens je vergadering. Dit creëert een geregistreerde tijdstempel van aanwezigheid zonder extra werk:

• Leden loggen in → ze verschijnen in Roll Call
• Je kunt op elk moment een momentopname maken van wie er aanwezig is
• Deze log is nuttig voor compliance en latere verificatie

Je hoeft niet handmatig "een registratie bij te houden"—Roll Call behandelt het automatisch. Zie de Roll Call gids voor details over hoe je het gebruikt.

Plan voor randgevallen per methode

Met een Gefilterde Kiezerslijst:

• Lid arriveert na opening stemming? Als je hebt ingesteld dat "Mogen nieuwe kiezers het stemproces betreden nadat het is geopend?" op "Ja" staat, kunnen ze stemmen. Zo niet, informeer hen dat ze het venster hebben gemist.
• Verbinding van deelnemer op afstand valt weg? Ze kunnen opnieuw verbinden en stemmen als ze op de lijst staan—geen actie vereist.

Met Link Delen:

• Lid heeft de link niet in de chat gezien? Toon het opnieuw of stuur het via een directe boodschap
• Lid scant QR-code maar heeft geen toegang? Ze kunnen het token van hun QR-code handmatig invoeren

Met QR-Codes:

• Lid kan de code niet scannen? Ze kunnen het token handmatig invoeren die op het QR-codeblad is afgedrukt
• Late aankomst heeft een code nodig? Genereer een individuele code on-demand via Gebruikersbeheer
• Back-up voor deelnemers op afstand? Stuur in plaats daarvan magische links via e-mail

---

Veelgestelde vragen

---

Volgende stappen

Je bent klaar om op aanwezigheid gebaseerde stemming te implementeren. Verken deze gerelateerde onderwerpen:

• Roll Call: Roll Call gebruiken om aanwezigheid bij te houden
• Kiezerslijsten: Kiezerslijsten beheren
• Resultaten & Rapportage: Stemmingresultaten exporteren als PDF