Configuration du vote basé sur la présence : restreindre les votes aux membres présents

Chapitres

Introduction

Le vote basé sur la présence limite la participation à un vote aux membres qui sont physiquement ou numériquement présents lors d'une réunion. Cela garantit le respect des statuts ou des règles organisationnelles qui exigent la présence pour avoir le droit de vote.

Ce guide vous présente trois méthodes pratiques pour mettre en œuvre le vote basé sur la présence dans NemoVote, afin que vous puissiez choisir l'approche qui convient le mieux à votre format de réunion.

Qu'est-ce que le vote basé sur la présence?

Quand en avez-vous besoin?

Le vote basé sur la présence est essentiel pour :

  • Assemblées des membres – Réunions d'actionnaires, assemblées de coopératives, réunions du conseil
  • Exigences de conformité – Statuts ou règlements qui exigent la présence pour être éligible au vote
  • Réunions en personne – Conférences, ateliers ou rassemblements où seuls les participants doivent voter
  • Réunions hybrides – Formats mixtes en ligne et en personne où vous suivez la présence

Aperçu des trois méthodes

NemoVote prend en charge trois approches simples pour imposer le vote basé sur la présence :

  1. Liste des votants filtrée – Créer une liste de votants contenant seulement les membres présents avant d'ouvrir le vote
  2. Partage de lien – Télécharger tous les membres, mais partager le lien de vote uniquement avec les participants
  3. Codes QR – Générer des codes QR individuels et les distribuer uniquement aux participants présents

Important : Une fois qu'un votant s'est connecté lors de votre assemblée, il reste connecté pour tous les votes suivants. Il n'a pas besoin de se déconnecter et de se reconnecter pour chaque question. Au lieu de cela, il reçoit une notification chaque fois qu'un nouveau vote est ouvert. Cela fait du vote basé sur la présence une exigence unique au début de votre réunion—les membres se connectent une fois, puis participent à tous les votes suivants sans réauthentification.

Chaque méthode a des compromis en termes de temps de configuration, de flexibilité et de besoins techniques. Consultez la section de comparaison ci-dessous.

Nos recommandations par format de réunion

Choisissez votre méthode en fonction de la structure de votre réunion :

Réunions en personne → Utilisez les codes QR

  • Plus sûr (codes distribués uniquement aux participants)
  • Expérience de vote claire et tangible
  • Risque minimal de participation non autorisée

Réunions hybrides → Utilisez la liste des votants filtrée avec les codes QR comme méthode de connexion

  • La Liste des votants filtrée doit être utilisée pour TOUS les participants (en personne et à distance)
  • Les codes QR servent de méthode de connexion plus simple pour les participants en personne, et non comme une couche de restriction distincte
  • Cela évite un travail administratif excessif pendant la réunion
  • Les participants à distance reçoivent des liens magiques par email à la place

Totalement à distance/en ligne → Utilisez la liste des votants filtrée (recommandé) OU le partage de lien

  • Partage de lien est le plus rapide : partagez le lien de la plateforme (par exemple, example.nemovote.com) via le chat et/ou code QR, permettant aux membres éligibles de se connecter. Seuls les membres qui ont été téléchargés dans le système peuvent accéder au vote—si le lien est partagé avec des membres non éligibles, ils ne peuvent pas se connecter. Si partagé avec des membres éligibles mais non présents, ils peuvent voter. Que cela constitue un problème de sécurité dépend des statuts de votre organisation.
  • Liste des votants filtrée nécessite davantage de configuration mais offre un contrôle plus strict. Vous créez une liste de membres présents uniquement avant l'ouverture du vote. Tous les membres ont accès au système, mais seuls ceux de votre liste peuvent participer au vote. Légèrement moins flexible si des membres arrivent en retard, mais parfait si la présence doit être appliquée.

Résumé des principaux compromis :

  • Codes QR → Le plus fiable pour les réunions en personne. Nécessite une configuration avant la réunion (impression/distribution), mais élimine la complexité pendant le vote.
  • Liste des votants filtrée → Le contrôle le plus strict pour en ligne/hybride. Nécessite 2 à 5 minutes dans l'agenda pour finaliser la liste des participants, mais garantit que seuls les membres présents votent.
  • Partage de lien → Méthode la plus rapide pour en ligne. Partagez le lien de la plateforme et/ou le code QR via le chat. Fonctionne bien avec des communautés de confiance où le transfert de lien à des non-participants présente un faible risque.

Étape par étape : Méthode 1 – Liste des votants filtrée

Cette méthode est la plus rapide pour les petits groupes et les réunions administratives.

Comment ça fonctionne – Liste des votants filtrée

Vous créez une nouvelle liste des votants uniquement avec les membres marqués comme présents, puis restreignez le vote à cette liste.

Étapes – Liste des votants filtrée

  1. Avant la réunion, préparez votre liste complète de membres dans NemoVote
  2. Au début de la réunion, prenez les présences (appel) et identifiez tous les membres présents
  3. Créez une nouvelle liste des votants :
    • Allez à Listes des votants dans le tableau de bord de l'admin
    • Cliquez sur Créer une nouvelle liste de votants
    • Nommez-la clairement : "Assemblée – 10 juillet 2026 – Membres présents"
  4. Copiez les membres présents à l'aide de la fonction d'appel :
    • Utilisez la fonction Appel de NemoVote pour identifier tous les membres actuellement connectés
    • À partir de votre liste de présence, marquez tous les membres présents
    • Faites un clic droit et sélectionnez Copier, ou appuyez sur Ctrl+C
    • Collez-les dans la nouvelle liste de votants
    • Cela prend généralement moins de 10 secondes pour la plupart des groupes
  5. Créez ou configurez votre vote :
    • Cliquez sur Créer un vote ou éditez un vote brouillon existant
    • Sous Paramètres de la liste des votants, sélectionnez la liste filtrée que vous venez de créer
  6. Lancez le vote – seuls les membres de cette liste peuvent participer

Gagnez 3+ minutes de temps de réunion : Créez et préparez votre liste des votants avant la réunion. Laissez-la vide. Puis, pendant la réunion, utilisez l'Appel pour identifier les membres présents (étape 4). Ajoutez-les à votre liste. Enfin, créez et préparez le vote à l'avance en activant les listes de votants correctes et tous les paramètres—mais ne l'ouvrez pas encore. De cette façon, lorsque la présence est finalisée, vous n'avez qu'à ouvrir le vote. Vous sautez les étapes 3 et 5 pendant la réunion, économisant ainsi un temps et un stress significatifs.

Remarque : La fonction d'appel enregistre les votants par nombre, et non par poids de vote. Si votre organisation utilise des poids de vote, vous devrez vérifier manuellement quels votants pondérés sont présents.

Étape par étape : Méthode 2 – Partage de lien

Cette méthode est idéale lorsque vous souhaitez une configuration rapide avec flexibilité pour les arrivées tardives.

Comment ça fonctionne – Partage de lien

Vous téléchargez l'intégralité de votre base de données de membres dans NemoVote. Au moment de la réunion, vous partagez le lien de la plateforme et/ou le code QR afin que les participants puissent se connecter et voter. Seuls les membres qui ont été téléchargés dans le système via des listes des votants peuvent accéder au vote.

Étapes – Partage de lien

  1. Avant la réunion, préparez et téléchargez votre liste complète de membres dans NemoVote
  2. Créez votre vote :
    • Cliquez sur Créer un vote
    • Configurez les détails du vote (titre, options, durée)
    • Sous Paramètres de la liste des votants, sélectionnez votre liste complète de membres
  3. Gardez le vote en brouillon – ne l'ouvrez pas encore
  4. Pendant la réunion, une fois que le vote doit commencer :
    • Ouvrez le vote
    • Partagez le lien de la plateforme (par exemple, example.nemovote.com) dans le chat de la réunion
    • De plus, générez et affichez un code QR vers la plateforme (pas un code individualisé) à l'écran ou projetez-le
    • Alternativement, lisez le lien de la plateforme à haute voix pour que les membres puissent le taper
  5. Les membres se connectent – ils cliquent sur le lien ou scannent le code QR, saisissent leur adresse email, reçoivent un mot de passe à usage unique et votent

Pour les réunions en ligne :

  • Collez le lien de la plateforme dans le chat de la réunion (par exemple, chat Zoom, chat Teams)
  • Affichez un code QR vers la plateforme (peut être généré à l'extérieur ou par votre instance NemoVote)
  • Les membres peuvent cliquer sur le lien dans le chat, scanner le code QR ou taper manuellement l'URL de la plateforme

Arrivées tardives :

  • Ils peuvent voir le lien dans l'historique du chat et se connecter immédiatement
  • Vous pouvez réafficher le lien à chaque ouverture d'un nouveau vote, de sorte que les membres ne manquent jamais l'accès

Pour générer un code QR vers votre plateforme NemoVote (non spécifique au vote), utilisez un générateur de codes QR externe avec votre URL de plateforme.

Étape par étape : Méthode 3 – Codes QR

Cette méthode est la meilleure pour les réunions en personne et hybrides où vous souhaitez une expérience de vote fluide et fiable.

Comment ça fonctionne – Codes QR

NemoVote génère des codes QR individuels pour chaque votant. Vous distribuez ces codes uniquement aux participants (imprimés, affichés ou disposés sur les sièges), de sorte que seuls ceux qui ont accès à un code peuvent voter.

Étapes – Codes QR

  1. Préparez votre liste de membres – téléchargez tous les membres éligibles dans NemoVote via des listes des votants
  2. Créez votre vote – configurez le vote et configurez-le (ne l'ouvrez pas encore)
  3. Générez des codes QR :
    • Allez à Listes des votants dans le tableau de bord de l'admin
    • Sélectionnez votre liste de membres
    • Cliquez sur Télécharger les identifiants (le bouton du menu d'action)
    • Sélectionnez QR-Codes (PDF)
    • Téléchargez le fichier PDF avec tous les codes et noms des membres
  4. Préparez les codes pour leur distribution :
    • Pour les réunions en personne pré-organisées : Imprimez la feuille de codes QR et disposez les codes individuels sur chaque siège fixe des votants avant le début de la réunion
    • Pour les situations ad hoc : Affichez le PDF sur un écran ou une tablette au lieu de l'imprimer
    • Les codes QR doivent être imprimés au moins en 10×10 cm pour un scan fiable avec les smartphones plus anciens
  5. Au moment de la réunion :
    • Ouvrez le vote
    • Les participants scannent leur code QR pour se connecter et voter
    • Chaque code contient un jeton qui peut également être saisi manuellement en cas d'échec du scan
  6. Pour les arrivées tardives ou les demandes individuelles :
    • Allez à Gestion des utilisateurs
    • Trouvez le votant et cliquez sur le menu d'action
    • Sélectionnez Créer un code QR pour [nom du votant]
    • Envoyez-leur le code ou affichez-le à l'écran

Pour les réunions hybrides :

  • Imprimez et distribuez des codes QR aux participants en personne
  • Envoyez des liens magiques par e-mail aux participants à distance (ils se connectent avec un email et un mot de passe à usage unique)

Avant la réunion : Testez le scan des codes QR sur plusieurs appareils pour garantir la compatibilité. Imprimez les codes suffisamment grands (au moins 10×10 cm) pour un scan fiable.

Les codes QR incluent également un jeton de secours que les votants peuvent taper manuellement si la caméra de leur téléphone ne peut pas scanner le code.

Comparaison des méthodes

| Aspect | Méthode 1 : Liste des votants filtrée | Méthode 2 : Partage de lien | Méthode 3 : Codes QR | |---|---|---|---| | Temps de configuration | ~2–5 min (finaliser la liste pendant la réunion) | ~30 sec (uniquement téléchargement) | ~15 min (télécharger + imprimer + distribuer) | | Sécurité | Très haute (seuls les votants pré-approuvés) | Moyenne (seuls les membres téléchargés peuvent accéder; mais partage de membre à membre possible) | Très haute (codes individuels distribués uniquement aux participants) | | Flexibilité | Faible (liste fixe au début du vote) | Très haute (partage de lien, arrivées tardives faciles) | Haute (codes par participant, sauvegardes individuelles) | | Support des arrivées tardives | Faible (nécessite redémarrage du vote ou ajout manuel; voir FAQ) | Très haute (lien dans le chat, renvoi facile, affichable par vote) | Haute (codes individuels facilement générés à la demande) | | Tech requise | Minimale (connexion + copier/coller) | Minimale (accès au lien, connexion email) | Basse (imprimante pour en personne; mobile/tablette pour affichage) | | Le meilleur pour | Réunions en ligne de petite à grande taille; si la présence doit être strictement appliquée | Grandes réunions en ligne avec flexibilité de présence; communautés de confiance | Réunions en personne; réunions hybrides (avec liste filtrée pour tous) | | Expérience du participant | Simple (connexion avec email) | Interactive (cliquer sur le lien, taper l'email, recevoir un mot de passe à usage unique) | Simple & tactile (scanner le code, ou taper le jeton de secours) | | Échelle | Fonctionne pour toute taille | Fonctionne pour toute taille | Fonctionne pour toute taille | | Coût | Aucune | Aucune | Coûts d'impression (à moins d'afficher sur écran/tablette) | | Recommandation | ✅ Réunions en ligne strictement appliquées | ✅ Réunions en ligne à configuration rapide | ✅✅ En personne & hybride (meilleure fiabilité) |

Meilleures pratiques

Choisissez votre méthode tôt – et comprenez les compromis

Décidez quelle méthode convient à votre type de réunion avant de commencer la configuration. Chaque méthode a des avantages et des défis distincts :

  • Réunion en personne ? → Codes QR (le plus sûr et simple)
  • Réunion hybride ? → Codes QR pour en personne + Liste filtrée pour à distance (combine sécurité et flexibilité)
  • Entièrement en ligne/à distance ? → Liste des votants filtrée (plus sûre que le partage de lien; plus simple pour les votants) OU Partage de lien (si la rapidité de configuration est prioritaire et que vous acceptez un risque minimal)

Sécurité vs. flexibilité : le compromis de la liste des votants filtrée

La liste des votants filtrée est la plus sûre car les votes sont limités par l'appartenance à une liste, et non par la possession d'un lien. Cela évite le risque que des liens soient transmis à des membres non présents.

Cependant, cela nécessite du temps à l'agenda et un point limite clair : Vous devez prévoir 2 à 5 minutes pour que les participants se connectent et apparaissent dans l'appel. Ensuite, vous annoncez un moment où plus aucun membre ne peut être ajouté à la liste de vote—c'est votre limite de présence. Après ce point, vous finalisez la liste des votants et ouvrez le vote.

Pourquoi le point limite est important :

  • Les membres doivent savoir : "Connectez-vous maintenant—la liste de vote se ferme dans 2 minutes."
  • Une fois que vous annoncez la limite, seuls les membres déjà en ligne sont éligibles pour voter
  • Si quelqu'un arrive après la limite, il ne peut pas voter (à moins que vous ne les ajoutiez manuellement et utilisiez le paramètre "Les nouveaux votants peuvent-ils accéder après l'ouverture ?")
  • Sans une limite claire, les membres arrivant en retard s'attendent à voter, causant confusion et nécessitant des actions administratives individuelles

Si votre organisation repose sur la vérification d'un quorum, cette méthode est idéale car vous pouvez attendre de voir que tous les participants attendus sont en ligne, puis clôturer formellement la liste.

Pour les arrivées tardives après la limite :

  • S'ils arrivent après la fermeture de la liste, vous avez deux options :
    1. Gardez le vote ouvert avec le paramètre "Les nouveaux votants doivent-ils accéder au vote après son ouverture?" réglé sur "Oui" (leur permet de voter sans redémarrer)
    2. Informez-les qu'ils ont manqué la limite de présence (plus simple, mais peut se sentir excluant)

Pour minimiser les perturbations :

  • Planifiez 2 à 5 minutes dans votre agenda pour le processus de connexion + limite
  • Communiquez clairement les délais : "Membres, veuillez vous connecter maintenant. La liste des votes se ferme à 14h00 précises. Après cela, aucun nouveau votant ne pourra être ajouté."

Testez votre configuration

Effectuez un test de vote avec un petit groupe (personnel, organisateurs) pour détecter les problèmes :

  • La liste des votants se charge-t-elle correctement ?
  • Les membres peuvent-ils se connecter et voter ?
  • Les résultats s'affichent-ils correctement ?

Documentation automatique de la présence avec l'Appel

La fonction Appel de NemoVote suit automatiquement qui est connecté pendant votre réunion. Cela crée un enregistrement horodaté de présence sans travail supplémentaire :

  • Les membres se connectent → ils apparaissent dans l'Appel
  • Vous pouvez prendre une instantané de qui est présent à tout moment
  • Ce journal est utile pour la conformité et des vérifications ultérieures

Vous n'avez pas besoin de "tenir un registre" manuellement—l'Appel s'en charge automatiquement. Consultez le guide Appel pour plus de détails sur son utilisation.

Planifiez les cas spéciaux par méthode

Avec la liste des votants filtrée :

  • Un membre arrive après l'ouverture du vote ? Si vous avez configuré "Les nouveaux votants doivent-ils accéder au vote après son ouverture?" sur "Oui", ils peuvent voter. Sinon, informez-les qu'ils ont manqué la fenêtre.
  • La connexion d'un participant à distance tombe ? Ils peuvent se reconnecter et voter s'ils sont sur la liste—aucune action nécessaire.

Avec le partage de lien :

  • Un membre n'a pas vu le lien dans le chat ? Réaffichez-le ou envoyez-le via message direct
  • Un membre scanne le code QR mais ne peut pas accéder ? Ils peuvent taper manuellement le jeton de leur code QR

Avec les codes QR :

  • Un membre ne peut pas scanner le code ? Ils peuvent taper manuellement le jeton imprimé sur la feuille de codes QR
  • Un arrivé tardif a besoin d'un code ? Générez un code individuel à la demande via la Gestion des utilisateurs
  • Sauvegarde pour les participants à distance ? Envoyez des liens magiques par email à la place

Questions fréquemment posées

Prochaines étapes

Vous êtes prêt à mettre en œuvre le vote basé sur la présence. Explorez ces sujets connexes :