Configuración de Votación Basada en Asistencia: Restringir Votos a Miembros Presentes

Capítulos

Introducción

La votación basada en asistencia restringe la participación en una votación a los miembros que están presentes físicamente o digitalmente en una reunión. Esto asegura el cumplimiento de las votaciones con los estatutos o reglas organizacionales que requieren presencia para tener derecho a voto.

Esta guía te acompaña a través de tres métodos prácticos para implementar la votación basada en asistencia en NemoVote, para que puedas elegir el enfoque que mejor se adapte al formato de tu reunión.

¿Qué es la votación basada en asistencia?

¿Cuándo la necesitas?

La votación basada en asistencia es esencial para:

  • Asambleas de miembros: reuniones de accionistas, asambleas cooperativas, reuniones de consejo
  • Requisitos de cumplimiento: estatutos o regulaciones que exigen presencia para ser elegible para votar
  • Reuniones presenciales: conferencias, talleres o encuentros donde solo los asistentes deben votar
  • Reuniones híbridas: formatos combinados en línea y presenciales donde se lleva un registro de asistencia

Resumen de los tres métodos

NemoVote admite tres enfoques sencillos para aplicar la votación basada en asistencia:

  1. Lista de votantes filtrada: Crear una lista de votantes que contenga solo los miembros presentes antes de abrir la votación
  2. Compartir enlace: Subir todos los miembros, pero compartir el enlace de votación solo con los asistentes
  3. Códigos QR: Generar códigos QR individuales y distribuirlos solo a los participantes presentes

Importante: Una vez que un votante ha iniciado sesión durante tu asamblea, permanece conectado para las votaciones subsiguientes. No necesitan cerrar sesión e iniciar sesión de nuevo para cada pregunta. En cambio, reciben una notificación cada vez que se abre una nueva votación. Esto hace que la votación basada en asistencia sea un requisito de una sola vez al inicio de tu reunión: los miembros inician sesión una vez y luego participan en todas las votaciones siguientes sin necesidad de autenticarse nuevamente.

Cada método tiene ventajas y desventajas en cuanto al tiempo de configuración, flexibilidad y requisitos técnicos. Consulta la sección de comparación a continuación.

Nuestras recomendaciones según el formato de la reunión

Elige tu método basado en cómo está estructurada tu reunión:

Reuniones presenciales → Usar códigos QR

  • Más seguro (los códigos se distribuyen solo a los asistentes)
  • Experiencia de votación clara y tangible
  • Riesgo mínimo de participación no autorizada

Reuniones híbridas → Usar lista de votantes filtrada con códigos QR como método de inicio de sesión

  • La Lista de votantes filtrada debe usarse para TODOS los participantes (tanto presenciales como remotos)
  • Los códigos QR sirven como un método de inicio de sesión más sencillo para los asistentes presenciales, no como una capa de restricción separada
  • Esto previene el exceso de trabajo administrativo durante la reunión
  • Los participantes remotos reciben enlaces mágicos por correo electrónico en su lugar

Totalmente remoto/en línea → Usar lista de votantes filtrada (recomendada) O compartir enlace

  • Compartir enlace es lo más rápido: comparte el enlace de la plataforma (por ejemplo, example.nemovote.com) a través de chat y/o código QR, permitiendo que los miembros elegibles inicien sesión. Solo los miembros que han sido subidos al sistema pueden acceder a la votación; si el enlace se comparte con miembros no elegibles, no pueden iniciar sesión. Si se comparte con miembros elegibles que no asisten, podrán votar. Si esto es un problema de seguridad depende de los estatutos de tu organización.
  • Lista de votantes filtrada requiere más configuración pero ofrece un control más estricto. Creas una lista solo de miembros presentes antes de abrir la votación. Todos los miembros tienen acceso al sistema, pero solo aquellos en tu lista pueden participar en la votación. Ligeramente menos flexible si los miembros llegan tarde, pero perfecto si aplicar asistencia es crítico.

Resumen de intercambio clave:

  • Códigos QR → Lo más confiable para reuniones presenciales. Requiere configuración previa a la reunión (impresión/distribución), pero elimina la complejidad durante la votación.
  • Lista de votantes filtrada → Control más estricto para reuniones en línea/híbridas. Requiere de 2 a 5 minutos en la agenda para finalizar la lista de asistentes, pero asegura que solo los miembros presentes voten.
  • Compartir enlace → Método más rápido para en línea. Comparte el enlace de la plataforma y/o código QR a través del chat. Funciona bien con comunidades de confianza donde el reenvío del enlace a no asistentes es de bajo riesgo.

Paso a Paso: Método 1 – Lista de votantes filtrada

Este método es el más rápido para grupos pequeños y reuniones administrativas.

Cómo funciona – Lista de votantes filtrada

Creas una nueva lista de votantes solo con los miembros marcados como presentes y luego restringes la votación a esa lista.

Pasos – Lista de votantes filtrada

  1. Antes de la reunión, prepara tu lista completa de miembros en NemoVote
  2. Al inicio de la reunión, toma la asistencia (pase de lista) e identifica a todos los miembros presentes
  3. Crea una nueva lista de votantes:
    • Ir a Listas de votantes en el panel de administrador
    • Hacer clic en Crear nueva lista de votantes
    • Nombrarla de manera clara: "Reunión de Asamblea – 10 de julio de 2026 – Miembros Presentes"
  4. Copia los miembros presentes usando la función de Pase de Lista:
    • Usa la función de Pase de Lista de NemoVote para identificar a todos los miembros que están actualmente conectados
    • Marca a todos los miembros presentes de tu lista de asistencia
    • Haz clic con el botón derecho y selecciona Copiar, o presiona Ctrl+C
    • Pégalos en la nueva lista de votantes
    • Esto normalmente toma menos de 10 segundos para la mayoría de los grupos
  5. Crea o configura tu votación:
    • Haz clic en Crear votación o edita una votación en borrador existente
    • En Configuración de listas de votantes, selecciona la lista filtrada que acabas de crear
  6. Inicia la votación – solo los miembros de esta lista pueden participar

Ahorra más de 3 minutos de tiempo de reunión: Crea y prepara tu lista de votantes antes de la reunión. Déjala vacía. Luego, durante la reunión, usa Pase de Lista para identificar a los miembros presentes (paso 4). Agrégales a tu lista. Finalmente, crea y prepara la votación con anticipación habilitando las listas de votantes correctas y todas las configuraciones, pero no la abras todavía. De esta manera, cuando se finalice la asistencia, solo necesitas abrir la votación. Saltas los pasos 3 y 5 durante la reunión, ahorrando tiempo y estrés significativo.

Nota: La función de Pase de Lista registra a los votantes por cuenta, no por peso de voto. Si tu organización utiliza pesos de voto, deberás verificar manualmente qué votantes ponderados están presentes.

Paso a Paso: Método 2 – Compartir enlace

Este método es ideal cuando se desea un setup rápido con flexibilidad para llegadas tardías.

Cómo funciona – Compartir enlace

Subes toda tu base de datos de miembros a NemoVote. En el momento de la reunión, compartes el enlace de la plataforma y/o código QR para que los asistentes puedan iniciar sesión y votar. Solo los miembros que han sido subidos al sistema a través de listas de votantes pueden acceder a la votación.

Pasos – Compartir enlace

  1. Antes de la reunión, prepara y sube tu lista completa de miembros a NemoVote
  2. Crea tu votación:
    • Haz clic en Crear votación
    • Configura los detalles de la votación (título, opciones, duración)
    • En Configuración de listas de votantes, selecciona tu lista completa de miembros
  3. Mantén la votación en borrador – no la abras aún
  4. En la reunión, una vez que deba comenzar la votación:
    • Abre la votación
    • Comparte el enlace de la plataforma (por ejemplo, example.nemovote.com) en el chat de la reunión
    • Adicionalmente, genera y muestra un código QR a la plataforma (no un código individualizado) en pantalla o proyéctalo
    • Alternativamente, lee en voz alta el enlace de la plataforma para que los miembros puedan escribirlo
  5. Los miembros inician sesión – hacen clic en el enlace o escanean el código QR, ingresan su dirección de correo electrónico, reciben una contraseña de un solo uso y votan

Para reuniones en línea:

  • Pegue el enlace de la plataforma en el chat de la reunión (por ejemplo, chat de Zoom, chat de Teams)
  • Muestra un código QR a la plataforma (puede generarse externamente o por tu instancia de NemoVote)
  • Los miembros pueden hacer clic en el enlace en el chat, escanear el código QR o escribir manualmente la URL de la plataforma

Llegadas tardías:

  • Pueden ver el enlace en el historial del chat e iniciar sesión inmediatamente
  • Puedes volver a mostrar el enlace cuando se abre cada nueva votación, para que los miembros nunca pierdan el acceso

Para generar un código QR a tu plataforma NemoVote (no específico de la votación), usa un generador de códigos QR externo con la URL de tu plataforma.

Paso a Paso: Método 3 – Códigos QR

Este método es mejor para reuniones presenciales e híbridas donde se desea una experiencia de votación fluida y confiable.

Cómo funciona – Códigos QR

NemoVote genera códigos QR individuales para cada votante. Distribuyes estos códigos solo a los asistentes (impresos, mostrados o colocados en los asientos), por lo que solo aquellos con acceso a un código pueden votar.

Pasos – Códigos QR

  1. Prepara tu lista de miembros: sube todos los miembros elegibles a NemoVote a través de listas de votantes
  2. Crea tu votación: configura la votación y configúrala (no la abras aún)
  3. Genera códigos QR:
    • Ve a Listas de votantes en el panel de administrador
    • Selecciona tu lista de miembros
    • Haz clic en Descargar credenciales (el botón en el menú de acciones)
    • Selecciona Códigos QR (PDF)
    • Descarga el archivo PDF con todos los códigos y nombres de los miembros
  4. Prepara los códigos para distribución:
    • Para reuniones presenciales organizadas previamente: Imprime la hoja de códigos QR y coloca los códigos individuales en el asiento fijo de cada votante antes de que comience la reunión
    • Para situaciones ad-hoc: Muestra el PDF en una pantalla o tableta en lugar de imprimir
    • Los códigos QR deben imprimirse con un tamaño de al menos 10×10 cm para un escaneo confiable con teléfonos inteligentes más antiguos
  5. En la reunión:
    • Abre la votación
    • Los asistentes escanean su código QR para iniciar sesión y votar
    • Cada código contiene un token que también puede escribirse manualmente como respaldo si falla el escaneo
  6. Para llegadas tardías o solicitudes individuales:
    • Ve a Gestión de usuarios
    • Encuentra al votante y haz clic en el menú de acciones
    • Selecciona Crear código QR para [nombre del votante]
    • Envíales el código o muéstralo en la pantalla

Para reuniones híbridas:

  • Imprime y distribuye códigos QR a los asistentes presenciales
  • Envía enlaces mágicos por correo electrónico a los participantes remotos (inician sesión con correo electrónico y contraseña de un solo uso)

Antes de la reunión: Prueba el escaneo de códigos QR en múltiples dispositivos para asegurar la compatibilidad. Imprime los códigos lo suficientemente grandes (al menos 10×10 cm) para un escaneo confiable.

Los códigos QR también incluyen un token de respaldo que los votantes pueden escribir manualmente si la cámara de su teléfono no puede escanear el código.

Comparación de los métodos

| Aspecto | Método 1: Lista de votantes filtrada | Método 2: Compartir enlace | Método 3: Códigos QR | |---|---|---|---| | Tiempo de configuración | ~2–5 min (finaliza lista durante la reunión) | ~30 seg (solo cargar) | ~15 min (descargar + imprimir + repartir) | | Seguridad | Muy alta (solo votantes preaprobados) | Media (solo miembros subidos pueden acceder; pero compartición entre miembros es posible) | Muy alta (códigos individuales distribuidos solo a los asistentes) | | Flexibilidad | Baja (lista fija al inicio del voto) | Muy alta (enlace compartible, fácil de manejar llegadas tardías) | Alta (códigos por asistente, respaldos individuales) | | Soporte para llegadas tardías | Bajo (requiere reinicio del voto o adición manual; ver FAQ) | Muy alto (enlace en chat, fácil reenvío, mostrable por voto) | Alto (códigos individuales fácilmente generados bajo demanda) | | Tecnología necesaria | Mínima (inicio de sesión + copiar y pegar) | Mínima (acceso al enlace, inicio de sesión por email) | Baja (impresora para presenciales; móvil/tableta para mostrar) | | Mejor para | Reuniones online de medianas a grandes; si debe aplicarse estrictamente la asistencia | Reuniones online grandes con asistencia flexible; comunidades de confianza | Reuniones presenciales; reuniones híbridas (con lista filtrada para todos) | | Experiencia del asistente | Simple (iniciar sesión con correo) | Interactiva (hacer clic en enlace, escribir correo, recibir contraseña de un solo uso) | Simple y táctil (escanear código, o escribir token de respaldo) | | Escalabilidad | Funciona para cualquier tamaño | Funciona para cualquier tamaño | Funciona para cualquier tamaño | | Costo | Ninguno | Ninguno | Costos de impresión (a menos que se muestre en pantalla/tableta) | | Recomendación | ✅ Reuniones online estrictamente aplicadas | ✅ Configuración rápida para reuniones online | ✅✅ Presencial e híbrida (mejor confiabilidad) |

Mejores Prácticas

Elige tu método temprano y comprende las compensaciones

Decide qué método se adapta a tu tipo de reunión antes de comenzar la configuración. Cada uno tiene ventajas y desafíos distintos:

  • ¿Reunión presencial? → Códigos QR (más seguro y sencillo)
  • ¿Reunión híbrida? → Códigos QR para presenciales + Lista filtrada para remotos (combina seguridad con flexibilidad)
  • Totalmente online/remoto? → Lista de votantes filtrada (más seguro que compartir enlaces; más simple para votantes) O Compartir enlace (si la velocidad de configuración es prioridad y aceptas un riesgo mínimo)

Seguridad vs. Flexibilidad: la compensación de la Lista de votantes filtrada

La Lista de votantes filtrada es la más segura porque los votos están restringidos por la membresía de la lista, no por la posesión de enlaces. Esto previene el riesgo de que los enlaces se reenvíen a miembros no presentes.

Sin embargo, requiere tiempo en la agenda y un punto de corte claro: Debes permitir de 2 a 5 minutos para que los asistentes inicien sesión y aparezcan en el Pase de Lista. Luego, anuncias un momento en que no se pueden agregar más miembros a la lista de votación—este es tu corte de asistencia. Después de este punto, finalizas la lista de votantes y abres la votación.

Por qué importa el corte:

  • Los miembros deben saber: "Inicia sesión ahora—la lista de votación cierra en 2 minutos."
  • Una vez que anuncias el corte, solo los miembros ya conectados son elegibles para votar
  • Si alguien llega después del corte, no puede votar (a menos que los agregues manualmente y uses la configuración "¿Deberían los nuevos votantes acceder después de abrir?")
  • Sin un corte claro, los miembros que llegan tarde esperan votar, causando confusión y requiriendo acciones administrativas individualizadas

Si tu organización depende de verificar un quórum, este método es ideal porque puedes esperar hasta ver a todos los asistentes esperados en línea, luego cierras formalmente la lista.

Para llegadas tardías después del corte:

  • Si llegan después de que la lista está cerrada, tienes dos opciones:
    1. Mantén la votación abierta con la configuración "¿Deberían los nuevos votantes acceder después de abrir?" establecida en "Sí" (les permite votar sin reiniciar)
    2. Infórmales que han perdido el corte de asistencia (más simple, pero puede sentirse excluyente)

Para minimizar las interrupciones:

  • Planifica de 2 a 5 minutos en tu agenda para el proceso de inicio de sesión + corte
  • Comunica claramente los plazos: "Miembros, por favor inicien sesión ahora. La lista de votación cierra a las 2:00 PM en punto. Después de eso, no se pueden agregar nuevos votantes."

Prueba tu configuración

Realiza una votación de prueba con un pequeño grupo (personal, organizadores) para detectar problemas:

  • ¿La lista de votantes se carga correctamente?
  • ¿Los miembros pueden iniciar sesión y votar?
  • ¿Los resultados se muestran correctamente?

Documentación automática de asistencia con Pase de Lista

La función de Pase de Lista de NemoVote realiza automáticamente el seguimiento de quién inició sesión durante tu reunión. Esto crea un registro registrado en el tiempo de asistencia sin trabajo adicional:

  • Los miembros inician sesión → aparecen en Pase de Lista
  • Puedes tomar una instantánea de quién está presente en cualquier momento
  • Este registro es útil para cumplimiento y verificación posterior

No necesitas "mantener un registro" manualmente: Pase de Lista lo maneja automáticamente. Consulta la guía de Pase de Lista para detalles sobre cómo usarlo.

Planifica para casos límites por método

Con Lista de votantes filtrada:

  • ¿El miembro llega después de que la votación se abre? Si has establecido "¿Deberían los nuevos votantes acceder después de abrir?" en "Sí", pueden votar. De lo contrario, infórmales que han perdido la ventana.
  • Se pierde la conexión del participante remoto? Pueden reconectarse y votar si están en la lista; no se necesita acción.

Con Compartir enlace:

  • ¿El miembro no vio el enlace en el chat? Vuelve a mostrarlo o envíalo por mensaje directo
  • ¿El miembro escanea el código QR pero no puede acceder? Pueden escribir manualmente el token de su código QR

Con Códigos QR:

  • ¿El miembro no puede escanear el código? Pueden escribir manualmente el token que está impreso en la hoja de códigos QR
  • ¿Llegada tardía necesita un código? Genera un código individual bajo demanda a través de la Gestión de Usuarios
  • ¿Respaldo para participantes remotos? Envía enlaces mágicos por correo electrónico en su lugar

Preguntas Frecuentes

Próximos Pasos

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