Configurazione del voto basato sull'attendance: limita i voti ai membri presenti

Capitoli

Introduzione

Il voto basato sulla presenza limita la partecipazione a un voto ai membri che sono fisicamente o digitalmente presenti a una riunione. Ciò garantisce la conformità del voto con gli statuti o le regole organizzative che richiedono la presenza per i diritti di voto.

Questa guida ti guida attraverso tre metodi pratici per implementare il voto basato sulla presenza in NemoVote, in modo che tu possa scegliere l'approccio più adatto al formato della tua riunione.

Che cos'è il voto basato sulla presenza?

Quando ne hai bisogno?

Il voto basato sulla presenza è essenziale per:

  • Assemblee dei membri – Riunioni degli azionisti, assemblee cooperative, riunioni del consiglio
  • Requisiti di conformità – Statuti o regolamenti che richiedono la presenza per l'eligibilità al voto
  • Riunioni in presenza – Conferenze, laboratori o incontri dove solo i partecipanti dovrebbero votare
  • Riunioni ibride – Formati misti online + in presenza in cui si traccia la presenza

Panoramica dei tre metodi

NemoVote supporta tre approcci semplici per imporre il voto basato sulla presenza:

  1. Lista degli elettori filtrata – Crea una lista di elettori contenente solo i membri presenti prima di aprire il voto
  2. Condivisione del link – Carica tutti i membri, ma condividi il link per votare solo con i partecipanti
  3. Codici QR – Genera codici QR individuali e distribuiscili solo ai partecipanti presenti

Importante: Una volta che un elettore ha effettuato l'accesso durante la tua assemblea, rimane connesso per tutti i voti successivi. Non è necessario uscire e rientrare per ogni domanda. Al contrario, riceve una notifica ogni volta che si apre un nuovo voto. Questo rende il voto basato sulla presenza un requisito una tantum all'inizio della tua riunione: i membri accedono una volta, e poi partecipano a tutti i voti successivi senza ri-autenticarsi.

Ogni metodo ha compromessi in termini di tempo di configurazione, flessibilità e requisiti tecnici. Vedi la sezione di confronto qui sotto.

Le nostre raccomandazioni in base al formato della riunione

Scegli il tuo metodo in base a come la tua riunione è strutturata:

Riunioni in presenza → Usa i Codici QR

  • Più sicuro (i codici vengono distribuiti solo ai partecipanti)
  • Esperienza di voto chiara e tangibile
  • Rischio minimo di partecipazione non autorizzata

Riunioni ibride → Usa la Lista degli Elettori Filtrata con i Codici QR come metodo di accesso

  • La Lista degli Elettori Filtrata deve essere utilizzata per TUTTI i partecipanti (sia in presenza che remoti)
  • I Codici QR servono come metodo di accesso più semplice per i partecipanti in presenza, non come livello di restrizione separata
  • Questo previene un eccessivo lavoro amministrativo durante l'incontro
  • I partecipanti remoti ricevono invece link magici via email

Completamente remoto/online → Usa la Lista degli Elettori Filtrata (consigliata) OPPURE la Condivisione del Link

  • Condivisione del Link è il più veloce: condividi il link della piattaforma (ad es., example.nemovote.com) tramite chat e/o codice QR, consentendo ai membri idonei di accedere. Solo i membri che sono stati caricati nel sistema possono accedere al voto: se il link viene condiviso con membri non idonei, non possono accedere. Se condiviso con membri idonei non presenti, possono votare. Se ciò costituisca un problema di sicurezza dipende dagli statuti della tua organizzazione.
  • Lista degli Elettori Filtrata richiede più configurazione ma offre un controllo più rigoroso. Crei una lista di solo membri presenti prima che il voto si apra. Tutti i membri hanno accesso al sistema, ma solo quelli nella tua lista possono partecipare al voto. Leggermente meno flessibile se i membri arrivano in ritardo, ma perfetto se è cruciale far rispettare la presenza.

Riepilogo dei compromessi chiave:

  • Codici QR → Più affidabile per la presenza. Richiede configurazione pre-riunione (stampa/distribuzione), ma rimuove complessità durante il voto.
  • Lista degli Elettori Filtrata → Controllo più rigoroso per online/ibrido. Richiede 2–5 minuti in agenda per finalizzare la lista dei partecipanti, ma assicura che solo i membri presenti votino.
  • Condivisione del Link → Metodo più veloce per online. Condividi link della piattaforma e/o codice QR via chat. Funziona bene con comunità fiduciose dove l'inoltro di link ai non partecipanti è a basso rischio.

Passo dopo passo: Metodo 1 – Lista degli elettori filtrata

Questo metodo è il più rapido per gruppi più piccoli e riunioni amministrative.

Come funziona – Lista degli elettori filtrata

Crei una nuova lista degli elettori con solo i membri segnati come presenti, quindi restringi il voto a quella lista.

Passaggi – Lista degli elettori filtrata

  1. Prima della riunione, prepara la tua lista completa dei membri in NemoVote
  2. All'inizio della riunione, annota i presenti (appello) e identifica tutti i membri presenti
  3. Crea una nuova lista degli elettori:
    • Vai su Liste degli elettori nel dashboard admin
    • Clicca su Crea nuova lista degli elettori
    • Nominala in modo chiaro: "Riunione dell'Assemblea – 10 Luglio 2026 – Membri Presenti"
  4. Copia i membri presenti utilizzando la funzione di Appello:
    • Usa la funzione Appello di NemoVote per identificare tutti i membri attualmente connessi
    • Dalla tua lista presenze, segna tutti i membri presenti
    • Fai clic con il tasto destro e seleziona Copia, o premi Ctrl+C
    • Incollali nella nuova lista degli elettori
    • Questo solitamente richiede meno di 10 secondi per la maggior parte dei gruppi
  5. Crea o configura il tuo voto:
    • Clicca su Crea Voto o modifica un voto bozza esistente
    • Sotto Impostazioni lista degli elettori, seleziona la lista filtrata che hai appena creato
  6. Inizia il voto – solo i membri su questa lista possono partecipare

Risparmia oltre 3 minuti di tempo riunione: Crea e prepara la tua lista degli elettori prima della riunione. Lasciala vuota. Poi, durante la riunione, usa Appello per identificare i membri presenti (passo 4). Aggiungili alla tua lista. Infine, crea e prepara il voto in anticipo abilitando le liste degli elettori corrette e tutte le impostazioni—ma non aprirlo ancora. In questo modo, quando la presenza è finalizzata, devi solo aprire il voto. Salti i passaggi 3 e 5 durante la riunione, risparmiando tempo e riducendo lo stress.

Nota: La funzione Appello registra gli elettori per numero, non per peso di voto. Se la tua organizzazione utilizza pesi di voto, dovrai verificare manualmente quali elettori pesati sono presenti.

Questo metodo è ideale quando desideri una configurazione rapida con flessibilità per arrivi tardivi.

Carichi l'intero database dei membri in NemoVote. All'ora della riunione, condividi il link della piattaforma e/o il codice QR in modo che i partecipanti possano accedere e votare. Solo i membri che sono stati caricati nel sistema tramite liste degli elettori possono accedere al voto.

  1. Prima della riunione, prepara e carica la tua lista completa dei membri in NemoVote
  2. Crea il tuo voto:
    • Clicca su Crea Voto
    • Imposta i dettagli del voto (titolo, opzioni, durata)
    • Sotto Impostazioni lista degli elettori, seleziona la tua lista completa dei membri
  3. Mantieni il voto in bozza – non aprirlo ancora
  4. Durante la riunione, quando dovrebbe iniziare il voto:
    • Apri il voto
    • Condividi il link della piattaforma (ad es., example.nemovote.com) nella chat della riunione
    • Inoltre, genera e visualizza un codice QR per la piattaforma (non un codice individualizzato) sullo schermo o proiettalo
    • In alternativa, leggi ad alta voce il link della piattaforma in modo che i membri possano digitare
  5. I membri accedono – cliccano sul link o scansionano il codice QR, inseriscono il loro indirizzo email, ricevono una password unica, e votano

Per riunioni online:

  • Incolla il link della piattaforma nella chat della riunione (es., chat di Zoom, chat di Teams)
  • Visualizza un codice QR per la piattaforma (può essere generato esternamente o dalla tua istanza di NemoVote)
  • I membri possono cliccare sul link in chat, scansionare il codice QR, o digitare manualmente l'URL della piattaforma

Arrivi tardivi:

  • Possono vedere il link nella cronologia della chat e accedere immediatamente
  • Puoi ridistribuire il link quando ogni nuovo voto si apre, così i membri non perderanno mai l'accesso

Per generare un codice QR per la tua piattaforma NemoVote (non specifico per il voto), usa un generatore di codici QR esterno con il tuo URL della piattaforma.

Passo dopo passo: Metodo 3 – Codici QR

Questo metodo è ideale per riunioni in presenza e ibride dove desideri un'esperienza di voto fluida e affidabile.

Come funziona – Codici QR

NemoVote genera codici QR individuali per ciascun elettore. Distribuisci questi codici solo ai partecipanti (stampati, visualizzati, o disposti sui sedili), in modo che solo coloro che hanno accesso a un codice possano votare.

Passaggi – Codici QR

  1. Prepara la tua lista dei membri – carica tutti i membri idonei in NemoVote tramite liste degli elettori
  2. Crea il tuo voto – imposta il voto e configurarlo (non aprire ancora)
  3. Genera codici QR:
    • Vai su Liste degli elettori nel dashboard admin
    • Seleziona la tua lista dei membri
    • Clicca su Scarica credenziali (il pulsante nel menu azioni)
    • Seleziona QR-Codes (PDF)
    • Scarica il file PDF con tutti i codici e i nomi dei membri
  4. Prepara i codici per la distribuzione:
    • Per riunioni in presenza pre-organizzate: Stampa il foglio dei codici QR e disponi i codici individuali al posto fisso di ciascun elettore prima dell'inizio della riunione
    • Per situazioni ad hoc: Visualizza il PDF su uno schermo o tablet invece di stampare
    • I codici QR dovrebbero essere stampati almeno 10×10 cm per una scansione affidabile con smartphone più vecchi
  5. Durante la riunione:
    • Apri il voto
    • I partecipanti scansionano il loro codice QR per accedere e votare
    • Ogni codice contiene un token che può anche essere digitato manualmente come backup se la scansione fallisce
  6. Per arrivi tardivi o richieste individuali:
    • Vai su Gestione utenti
    • Trova l'elettore e clicca sul menu delle azioni
    • Seleziona Crea Codice QR per [nome elettore]
    • Invia loro il codice o visualizzalo sullo schermo

Per riunioni ibride:

  • Stampa e distribuisci codici QR ai partecipanti in presenza
  • Invia link magici via email ai partecipanti remoti (accedono con email e password unica)

Prima della riunione: Testa la scansione dei codici QR su più dispositivi per garantire la compatibilità. Stampa i codici abbastanza grandi (almeno 10×10 cm) per una scansione affidabile.

I codici QR includono anche un token di backup che gli elettori possono digitare manualmente se la fotocamera del telefono non può scansionare il codice.

Confronto dei metodi

| Aspetto | Metodo 1: Lista degli Elettori Filtrata | Metodo 2: Condivisione del Link | Metodo 3: Codici QR | |---|---|---|---| | Tempo di configurazione | ~2–5 min (finalizza la lista durante la riunione) | ~30 sec (solo caricamento) | ~15 min (scarica + stampa + distribuzione) | | Sicurezza | Molto alta (solo elettori pre-approvati) | Media (solo i membri caricati possono accedere; ma possibile condivisione tra membri) | Molto alta (codici individuali distribuiti solo ai partecipanti) | | Flessibilità | Bassa (lista fissa all'inizio del voto) | Molto alta (link condivisibile, arrivi tardivi facili) | Alta (codici per partecipante, backup individuali) | | Supporto per arrivi tardivi | Bassa (richiede riavvio del voto o aggiunta manuale; vedi FAQ) | Molto alta (link in chat, facile da reinviare, visualizzabile per voto) | Alta (codici individuali facilmente generabili su richiesta) | | Tecnologia richiesta | Minima (accesso + copia/incolla) | Minima (accesso al link, login email) | Bassa (stampante per in presenza; mobile/tablet per visualizzazione) | | Migliore per | Piccole a grandi riunioni online; se la presenza deve essere strettamente applicata | Grandi riunioni online con presenza flessibile; comunità fidate | Riunioni in presenza; riunioni ibride (con lista filtrata per tutti) | | Esperienza di partecipante | Semplice (login con email) | Interattiva (clicca sul link, digita email, ricevi password unica) | Semplice e tattile (scansiona codice, o digita token di backup) | | Scalabilità | Funziona per qualsiasi dimensione | Funziona per qualsiasi dimensione | Funziona per qualsiasi dimensione | | Costi | Nessuno | Nessuno | Costi di stampa (a meno che non visualizzati su schermo/tablet) | | Raccomandazione | ✅ Riunioni online strettamente applicate | ✅ Riunioni online a rapida configurazione | ✅✅ In presenza e ibride (migliore affidabilità) |

Best Practices

Scegli il tuo metodo in anticipo – E comprendi i compromessi

Decidi quale metodo si adatta al tipo della tua riunione prima di iniziare la configurazione. Ciascuno ha vantaggi e sfide distinti:

  • Riunione in presenza? → Codici QR (più sicuro e semplice)
  • Riunione ibrida? → Codici QR per gli in presenza + Lista Filtrata per i remoti (combina sicurezza con flessibilità)
  • Completamente online/remoto? → Lista degli Elettori Filtrata (più sicura della condivisione del link; più semplice per gli elettori) O Condivisione del Link (se la velocità di configurazione è prioritaria e accetti un rischio minimo)

Sicurezza vs. Flessibilità: Il compromesso della Lista degli Elettori Filtrata

La Lista degli Elettori Filtrata è più sicura poiché i voti sono limitati dall'iscrizione alla lista, non dal possesso del link. Questo previene il rischio che i link vengano inoltrati a membri non presenti.

Tuttavia, richiede tempo in agenda e un punto di chiusura chiaro: Devi permettere 2–5 minuti affinché i partecipanti accedano e compaiano nell'Appello. Poi, annuncia un momento in cui non possono essere aggiunti altri membri alla lista di voto—questo è la tua chiusura delle presenze. Dopo questo punto, finalizzi la lista degli elettori e apri il voto.

Perché è importante la chiusura:

  • I membri devono sapere: "Accedi ora—la lista dei votanti si chiude in 2 minuti."
  • Una volta annunciata la chiusura, solo i membri già online sono idonei a votare
  • Se qualcuno arriva dopo la chiusura, non può votare (a meno che non li aggiungi manualmente e usi l'impostazione "Nuovi elettori possono accedere dopo l'apertura?")
  • Senza una chiusura chiara, i membri in ritardo si aspettano di votare, causando confusione e richiedendo azioni amministrative individuali

Se la tua organizzazione si basa sulla verifica del quorum, questo metodo è ideale perché puoi aspettare di vedere tutti i partecipanti previsti online, per poi chiudere formalmente la lista.

Per arrivi tardivi dopo la chiusura:

  • Se arrivano dopo che la lista è chiusa, hai due opzioni:
    1. Mantieni il voto aperto con l'impostazione "Nuovi elettori possono accedere dopo l'apertura?" impostata su "Sì" (permette loro di votare senza riavviare)
    2. Informali che hanno perso la chiusura delle presenze (più semplice, ma può sembrare esclusivo)

Per minimizzare le interruzioni:

  • Pianifica 2–5 minuti nella tua agenda per il processo di login + chiusura
  • Comunica chiaramente le scadenze: "Membri, accedete ora. La lista di voto si chiude alle 14:00 precise. Dopo, non possono essere aggiunti nuovi elettori."

Testa la tua configurazione

Esegui un test di voto con un piccolo gruppo (staff, organizzatori) per individuare problemi:

  • La lista degli elettori si carica correttamente?
  • I membri possono accedere e votare?
  • I risultati si mostrano correttamente?

Documentazione automatica della presenza con l'Appello

La funzione Appello di NemoVote traccia automaticamente chi è connesso durante la tua riunione. Questo crea un record di presenza con timestamp senza lavoro extra:

  • I membri accedono → compaiono nell'Appello
  • Puoi scattare un'istantanea di chi è presente in ogni momento
  • Questo registro è utile per conformità e verifica successiva

Non hai bisogno di "tenere un registro" manualmente—l'Appello lo gestisce automaticamente. Vedi la guida all'Appello per dettagli su come usarlo.

Pianifica situazioni limite per metodo

Con Lista degli Elettori Filtrata:

  • Membro arriva dopo l'apertura del voto? Se hai impostato "Nuovi elettori possono accedere dopo l'apertura?" su "Sì", possono votare. Altrimenti, informali che hanno perso l'occasione.
  • Connessione del partecipante remoto viene interrotta? Possono riconnettersi e votare se sono sulla lista—nessuna azione necessaria.

Con Condivisione del Link:

  • Il membro non ha visto il link nella chat? Redistribuiscilo o invialo tramite messaggio diretto
  • Il membro scansiona il codice QR ma non può accedere? Può digitare manualmente il token dal loro codice QR

Con Codici QR:

  • Il membro non può scansionare il codice? Può digitare manualmente il token stampato sul foglio del codice QR
  • Ha bisogno di un codice per arrivo tardivo? Genera un codice individuale su richiesta tramite Gestione Utenti
  • Backup per partecipanti remoti? Invia link magici via email invece

Domande frequenti

Prossimi passi

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